Informativa sul trattamento dei dati personali

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è ArteInVita – Associazione culturale, con sede legale in Via Toscanini 83, 10064 Pinerolo (TO), codice fiscale 94573600015, partita IVA 11799490013, rappresentata dal presidente Stefano Abburà.

Per informazioni sul trattamento dei dati personali e per esercitare i propri diritti è possibile scrivere a info@arteinvitapinerolo.it, indicando nell’oggetto “Privacy”.

2. A quali attività si riferisce questa informativa

Questa informativa riguarda i dati raccolti dall’Associazione attraverso moduli online, moduli cartacei, email e comunicazioni dirette per:

• richieste di informazioni;
• prenotazioni di spettacoli ed eventi;
• iscrizioni a corsi, laboratori e attività culturali;
• adesioni associative;
• rapporti con artisti, compagnie, scuole ed enti;
• invio di email promozionali sulle iniziative dell’Associazione;
• realizzazione e pubblicazione di fotografie delle attività, secondo quanto specificato di seguito.

L’informativa si applica anche alle attività organizzate presso il Teatro Incontro per le quali ArteInVita è titolare del trattamento.

3. Quali dati raccogliamo

In relazione alla richiesta o all’attività, l’Associazione può raccogliere nome e cognome, email, telefono, età o data di nascita quando necessarie, dati relativi alle prenotazioni e alle iscrizioni, scuola o ente di appartenenza e informazioni organizzative.

Per le attività rivolte ai minori possono essere raccolti anche i dati del genitore o di chi esercita la responsabilità genitoriale.

Per contratti e adempimenti amministrativi possono essere richiesti dati fiscali, indirizzi, coordinate bancarie, firma e informazioni necessarie a organizzare la prestazione, compresi eventuali pasti e pernottamenti.

Possono inoltre essere raccolte risposte facoltative sul modo in cui si è conosciuta l’iniziativa, oltre alle scelte relative ai consensi.

I dati provengono direttamente dall’interessato oppure, quando previsto dall’attività, da genitori, referenti scolastici, organizzatori di gruppi o rappresentanti di enti e compagnie.

Durante corsi, spettacoli e altre attività possono essere realizzate fotografie che ritraggono i partecipanti.

4. Perché utilizziamo i dati e su quali basi giuridiche

Gestione delle richieste e delle attività

Utilizziamo i dati per rispondere alle richieste, gestire prenotazioni e iscrizioni, organizzare le attività, stipulare ed eseguire contratti e inviare comunicazioni necessarie, come conferme, variazioni di orario, annullamenti e informazioni pratiche.

Quando il trattamento riguarda un contratto con l’interessato o una sua richiesta precontrattuale, la base giuridica è l’articolo 6, paragrafo 1, lettera b), GDPR.

Per le richieste generali, i contatti dei referenti e i dati dei partecipanti comunicati da genitori o organizzatori, il trattamento si fonda sul legittimo interesse dell’Associazione e dei partecipanti alla corretta organizzazione delle attività, previa valutazione dei diritti delle persone coinvolte, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f), GDPR.

Adempimenti amministrativi e tutela dei diritti

I dati necessari per gli obblighi contabili, fiscali e amministrativi sono trattati per adempiere agli obblighi di legge, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera c), GDPR.

Gli eventuali trattamenti necessari per gestire contestazioni o difendere un diritto si fondano sul legittimo interesse alla tutela dei diritti dell’Associazione, nei limiti di necessità e proporzionalità.

Email promozionali e newsletter

Con il consenso facoltativo dell’interessato, utilizziamo l’indirizzo email per inviare programmi, newsletter e comunicazioni promozionali relative a spettacoli, eventi, corsi, laboratori e altre iniziative organizzate dall’Associazione.

La base giuridica è il consenso, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera a), GDPR e dell’articolo 130 del Codice in materia di protezione dei dati personali, ove applicabile.

La compilazione di un modulo o la partecipazione a un’attività non comportano automaticamente l’iscrizione alle comunicazioni promozionali.

Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento scrivendo a info@arteinvitapinerolo.it o utilizzando la funzione di disiscrizione, quando presente nelle email.

Valutazione delle iniziative

Le risposte facoltative sul canale attraverso cui si è conosciuta un’attività possono essere utilizzate per elaborare riepiloghi aggregati e migliorare la comunicazione dell’Associazione. La base giuridica è il legittimo interesse a valutare l’efficacia delle iniziative, previa valutazione dei diritti degli interessati.

5. Fotografie delle attività e pubblicazione sui social

Durante corsi, laboratori, spettacoli e altre iniziative possono essere scattate fotografie per documentare e promuovere le attività dell’Associazione.

La pubblicazione di immagini riconoscibili dei partecipanti sulle pagine social ufficiali dell’Associazione, anche dedicate al Teatro Incontro, per queste finalità è subordinata a un consenso specifico e facoltativo, raccolto separatamente dal consenso alle email promozionali.

Il consenso riguarda la realizzazione e la pubblicazione delle fotografie per le finalità e sui canali indicati nella relativa richiesta. Eventuali utilizzi ulteriori richiedono una distinta valutazione e, quando necessario, un nuovo consenso.

Il mancato consenso non impedisce l’iscrizione o la partecipazione alle attività. La semplice presenza a un corso o a un evento non viene considerata un’autorizzazione generale alla pubblicazione delle immagini.

Per i minorenni viene utilizzata una liberatoria dedicata, tenendo conto dell’età e della responsabilità genitoriale. Per i minori di quattordici anni viene richiesto il consenso di entrambi i genitori esercenti la responsabilità genitoriale, salvo i casi in cui un solo soggetto sia legittimato a provvedere.

Le immagini pubblicate su pagine social pubbliche possono essere visualizzate, condivise o riprodotte da altri utenti. Le piattaforme svolgono inoltre propri trattamenti, disciplinati dalle rispettive informative.

L’interessato può revocare il consenso e chiedere la rimozione delle immagini dai canali gestiti dall’Associazione scrivendo a info@arteinvitapinerolo.it. L’Associazione interrompe gli utilizzi futuri fondati sul consenso e provvede alla rimozione dai propri canali, salvo un diverso presupposto giuridico applicabile. Non può garantire la cancellazione delle copie autonomamente realizzate da terzi, ferma restando l’adozione delle misure richieste dalla normativa.

6. Conferimento obbligatorio o facoltativo

I dati necessari alla gestione di una richiesta, prenotazione, iscrizione o contratto sono indicati come obbligatori nel relativo modulo. La loro mancata comunicazione può impedire di fornire il servizio.

Il consenso alle email promozionali, il consenso alle fotografie e le informazioni aggiuntive non necessarie sono facoltativi. Il rifiuto non pregiudica l’accesso alle attività.

7. Come trattiamo i dati e chi può riceverli

Il trattamento avviene con strumenti cartacei e informatici, attraverso accessi riservati alle persone autorizzate e misure di sicurezza adeguate ai rischi.

Possono accedere ai dati, nei limiti delle rispettive mansioni, collaboratori, docenti, addetti all’organizzazione e volontari autorizzati.

I dati possono essere trattati anche da fornitori di servizi di modulistica online, posta elettronica, archiviazione, newsletter, biglietteria e pagamento, nonché da consulenti amministrativi o legali e autorità competenti, quando necessario.

Per la raccolta delle informazioni tramite moduli online l’Associazione utilizza anche Jotform. I fornitori che operano per conto dell’Associazione devono essere vincolati dagli accordi previsti dall’articolo 28 GDPR; gli eventuali titolari autonomi operano secondo le proprie informative.

I dati anagrafici, i recapiti e le risposte raccolte nei moduli non vengono pubblicati sui social né ceduti a terzi per le loro attività pubblicitarie. La pubblicazione delle fotografie è disciplinata separatamente dal punto 5.

8. Servizi esterni e trasferimenti dei dati

L’utilizzo di piattaforme per moduli, email e social network può comportare trattamenti o accessi ai dati anche al di fuori dello Spazio economico europeo.

Gli eventuali trasferimenti devono avvenire nel rispetto degli articoli 44 e seguenti del GDPR, sulla base di una decisione di adeguatezza applicabile oppure di garanzie adeguate, come le clausole contrattuali tipo della Commissione europea, accompagnate dalle misure supplementari necessarie.

È possibile chiedere all’Associazione informazioni sui fornitori, sui Paesi coinvolti e sulle garanzie applicabili, nonché copia di tali garanzie ove prevista, scrivendo a info@arteinvitapinerolo.it.

9. Per quanto tempo conserviamo i dati

L’Associazione applica i seguenti criteri:

• Richieste di informazioni: fino a 12 mesi dall’ultima risposta, se non si instaura un rapporto successivo.
• Dati operativi di prenotazioni, corsi, laboratori ed eventi: fino a 12 mesi dalla conclusione dell’attività.
• Dati del rapporto associativo: per la durata del rapporto e fino a 12 mesi dalla sua cessazione, fatta salva la documentazione soggetta a obblighi di conservazione.
• Email promozionali e newsletter: fino alla revoca del consenso e comunque per un massimo di 24 mesi dalla sua raccolta o dal suo rinnovo espresso.
• Fotografie utilizzate per documentazione e promozione: fino alla revoca del consenso e comunque per un massimo di 24 mesi dalla realizzazione. Utilizzi successivi richiedono una nuova valutazione e, quando necessario, il rinnovo del consenso.
• Documenti contabili e fiscali: per i termini previsti dalla legge, generalmente dieci anni per i documenti soggetti a tale obbligo.

In caso di controversie, sono conservati i soli dati necessari alla tutela dei diritti fino alla definizione della controversia e per gli ulteriori termini applicabili. Le prove dei consensi e delle revoche possono essere conservate, con accesso limitato, per documentare la liceità del trattamento nei termini di prescrizione pertinenti.

Alla scadenza, i dati vengono cancellati o resi anonimi in modo irreversibile.

10. Diritti degli interessati

Nei casi previsti dal GDPR, l’interessato può chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento e portabilità dei propri dati.

Può opporsi ai trattamenti fondati sul legittimo interesse per motivi connessi alla propria situazione particolare e, in qualsiasi momento, all’utilizzo dei dati per marketing.

Può revocare i consensi prestati senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente alla revoca.

Le richieste possono essere inviate a info@arteinvitapinerolo.it. L’Associazione risponde senza ingiustificato ritardo, di norma entro un mese. Nei casi previsti dalla normativa, il termine può essere prorogato di altri due mesi, informando l’interessato entro il primo mese.

Resta il diritto di presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali e di rivolgersi all’autorità giudiziaria.

11. Ambito e aggiornamenti

Le finalità descritte non prevedono decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sulle persone.

Questa informativa riguarda la gestione dei moduli, delle attività e delle fotografie sopra descritte. Non sostituisce le informazioni specifiche sui cookie e sugli strumenti di tracciamento presenti nei siti e nelle piattaforme utilizzate.

Eventuali nuove finalità saranno comunicate prima del relativo trattamento, raccogliendo un nuovo consenso quando necessario.